Vzw De Gouden Truckers brengt jaarlijks meer dan 5000 bezoekers samen tijdens de Warmste Truckrun, in een gedeelde passie voor verkeersveiligheid en transport.
Het doel
Het verlichten van de administratieve last van De Gouden Truckers VZW door hun inschrijvingsprocessen te automatiseren, zodat ze zich volledig kunnen richten op het creëren van een onvergetelijk evenement.
Software op maat - Van inschrijving tot facturatie!
In nauwe samenwerking met De Gouden Truckers VZW hebben we een op maat gemaakte applicatie ontwikkeld die de volledige administratieve workflow automatiseert.
Hierdoor worden inschrijvingen en betalingen nu volledig online afgehandeld. Chauffeurs ontvangen automatisch hun volgnummers en de benodigde documenten direct na inschrijving. Ook de facturatie is geautomatiseerd: facturen worden automatisch gegenereerd, verzonden en opgevolgd.
Lees gerust verder als je meer wilt ontdekken over de details en de uitwerking van dit project.
Het online inschrijvingsportaal maakt het voor deelnemers eenvoudig om zich aan te melden voor de truckrun, de barbecue, of om in te schrijven als showtruck of tuningcar.
De dynamisch opgebouwde formulieren vragen automatisch om al de benodigde gegevens, zoals nummerplaat en type voertuig in te voeren. Zodat direct al de essentiële informatie wordt verzameld. Dankzij slimme logica wordt er automatisch een correcte factuur opgesteld en naar de klant verzonden.
Deze facturen kunnen eenvoudig online betaald worden, waarbij de betalingsstatus in de backend automatisch wordt opgevolgd. Daarnaast biedt het portaal specifieke functionaliteiten voor elke inschrijvingscategorie, wat zorgt voor een volledig geautomatiseerd en soepel inschrijvingsproces.
Dankzij Digital Horizon hebben we altijd grip op ons evenement en volgen we zonder problemen alle inschrijvingen, betalingen en facturatie op. daarbovenop zijn we altijd slechts een telefoontje verwijderd van software of aanpassingen op maat.
Danny Meertens | Bestuurder Gouden Truckers
Portaal voor inschrijvingsbeheer
Het op maat ontwikkelde inschrijvingsportaal voor De Gouden Truckers biedt een breed scala aan functies die het beheer van hun evenement naadloos en efficiënt maken.
Dashboard: Biedt een duidelijk overzicht van cruciale statistieken en bedrijfsgegevens, waardoor direct inzicht wordt verkregen in de operationele status.
Factuurbeheer en opvolging: Maakt het eenvoudig om openstaande en betaalde facturen te beheren en op te volgen.
Inschrijvingen per categorie: Geeft een helder overzicht van alle inschrijvingen, ingedeeld naar categorie, zodat je in één oogopslag alle deelnemers ziet.
Rollen en permissies: Beheert de toegang tot verschillende functies en gegevens, wat zorgt voor volledige controle over de applicatie en gegevensbeveiliging.
Intelligente zoekfunctie: Met één klik de gewenste data eenvoudig en snel opzoeken, waardoor tijd bespaard wordt.
Goedkeuringsproces voor showtrucks: Goedkeuren van showtrucks is nu simpel en efficiënt; met één klik wordt de factuur automatisch uitgezonden.
Het resultaat? Enorme tijdswinst, eliminatie van menselijke fouten en een helder inzicht in alle operationele en financiële gegevens. Dit portaal zorgt ervoor dat De Gouden Truckers hun evenement met maximale efficiëntie kunnen organiseren.
